Organizar un evento offline

 

El día 17 de noviembre tuvo lugar la MOLPEcon, un evento cuya idea inicial era hacer una jornada intensiva de marketing online para escritores y que finalmente reconducimos en una hoja de ruta después de la pregunta: «Tengo una novela, ¿y ahora qué?». Como te conté en este post, organizar un evento offline lleva mucho trabajo y tienes que contar con que van a salir imprevistos. Este post es mi reflexión post-evento —mis conclusiones del evento offline— que puede que le vaya bien a alguien que quiera meterse en un embolado similar.

Sobre los ponentes

Es vital que cuando elijas los ponentes sepas a quién eliges: había escuchado hablar a prácticamente todos ellos, sabía cuáles eran sus puntos fuertes. Combinarlos de manera que uno más tranquilo, se intercale con otro que hable con más pasión es fundamental para mantener la atención del público. Poner los temas que son más farragosos antes de los descansos también. También es importante que se lleven bien porque el buen rollo se desprende e impregna todo el ambiente.

Tuve la suerte de contar con un equipo de gente maravillosa que se curró muchísimo tanto la charla que se dio ese día como la que se vende dentro del paquete de charlas. También puedo decir que son amigos que arrimaron el hombro cuando hizo falta (Gracias, Pablo, por cargar con un altavoz que pesaba un quintal por todo Madrid. Gracias, chicos, por robarle horas al sueño el sábado y estar todos allí muy pronto).

Pero una cosa que he aprendido es que es terriblemente estresante ocuparse uno solo de toda la organización del evento. Así que recomiendo a quien quiera meterse en este embolado que haga un equipo de tres o cuatro personas y divida las tareas entre varios.

La organización del evento

Un evento de este calibre genera una barbaridad de mails. Organizar los temas por carpetas dentro del gmail me permitió que no me inundaran. Sobre todo cuando se empezaron a recibir cuentos del certamen organizado conjuntamente con la Escuela de Escritores, que aún no se ha resuelto porque los dos últimos días se recibieron la friolera de 227 cuentos. Imposible ser justos decidiendo en solo una semana. Se fallará a principios de diciembre.

Si además tienes organizada una presentación en Madrid el día antes, tienes un evento más que promocionar en redes y la cosa se sale de madre.

Nota mental para mí misma: cada cosa de una vez. No organizar un concurso de cuentos junto con un evento. Ni una presentación de novela. Ni nada más.

Segunda nota mental: si tienes un equipo, es mejor evitar los mails. Siempre hay alguien que olvida reenviarlo a todos. Es mejor usar herramientas en la nube estilo Drive y poner las cosas en carpetas. Y sobre todo, establecer un cronograma para que las tareas estén hechas en las fechas necesarias.

Durante el evento

Como ajusté los presupuestos al máximo para que el evento saliera lo más económico posible, no tenía dinero para azafatas, así que cada uno se puso su identificación y se escribió su nombre. Problemas con esto: aunque pensaba que controlaba a todos los asistentes, a veces las fotos en twitter no se parecen mucho al individuo real y casi echo de la sala a una de las asistentes pensando que se había equivocado de evento (había otro al lado).

Nota mental: responsabilizar a un voluntario de comprobar las acreditaciones y la asistencia al evento.

Le pedí a Jaume Vicent que tuiteara la jornada lo más posible. El problema es que Jaume tenía otras tareas, yo también y nos vimos casi desbordados por el tema de informar a la gente que seguía el hashtag en twitter de lo que estaba pasando. Nos salvó el maravilloso hilo que hizo Yersey Owen de lo que se iba diciendo. 

Para potenciar el uso del hashtag también hicimos un juego en la comida, que tuvo bastante repercusión y que fue divertido, pero se animó poca gente a participar. La vergüenza del escritor. Creo que la próxima vez —si es que la hay— voy a establecer un karaoke.

Finalmente conseguimos ser trending topic nacional gracias a la participación de los asistentes. Así que mil gracias a todos. Para ser un evento tan pequeño como el nuestro y además ser el mismo día que la Hispacon y los Premios Ignotus, fue un placer descubrirlo.

El ambiente

El evento tiene que ser ante todo práctico, la gente tiene que salir de la jornada sintiendo que ha valido la pena. A pesar de que el presupuesto y el tiempo dio para lo que dio, creo que el ambiente de buen rollo y sobre todo de que estaba sirviendo a nivel práctico se palpaba. El formato pecha kucha de las conferencias es fundamental para eso, porque no aburre y el ponente tiene que ir al grano en lo que quiere transmitir. De esa manera, la gente no se cansa tanto porque las preguntas espabilan. También espabila que Gabriella Campbell te haga cantar «We will rock you» y lo enlace después con el marketing. Una diva total.

Nota mental: creo que este es el formato ideal para un evento tan intensivo como la MOLPEcon. Aunque creo que debería hacerse un fomento del networking mayor, como por ejemplo, preestablecer los sitios en el comedor. Mi intención había sido inicialmente sentar a la gente por géneros literarios. Al final, por logística del hotel fue imposible.

Después del evento

Monitoriza los tweets con Tweetreach, haz un álbum de las  fotos en Facebook, recoge los posts que se escriben sobre el evento (os los pongo aquí debajo y así puedo ir actualizando los que se escriban) y relájate.

Cuando la MOLPEcon terminó, cuando se dio la última ponencia y Óscar Feito nos hizo pensar a todos en la mentalidad del emprendedor, noté que la adrenalina me bajaba a los pies. Había sobrevivido después de un mes y medio absolutamente fuera de mi zona de confort. Pude irme a tomar una caña con los que quisieron quedarse y relajarme cenando después con unos pocos hablando de literatura.

Al volver a casa, todavía quedaban flecos que cortar y esta semana también ha sido de trabajo postMOLPEcon. De enviar mails de agradecimiento, de facilitar el acceso al paquete de charlas a quien no lo encontraba, de pagar cosas que quedaban pendientes, de limar detalles. En fin, que apenas he podido aún escribir. Pero ya estoy en ello.

Nota mental: no hacer coincidir la organización de un evento offline para escritores con el NanoWrimo.

¿Habrá nueva MOLPEcon en el 2019?

Francamente no lo sé. Si me lo preguntas ahora, te diré que no, porque ha sido un esfuerzo titánico para mí, pero esto no se valora en caliente sino en frío. Cuando me siente en diciembre a organizar mi año, analizaré y valoraré riesgo-beneficio y te contaré si sí o si no.

De cualquier manera, una de las cosas que decantarán la balanza a favor de que sí es que el paquete de charlas que se sigue vendiendo hasta el 17 de diciembre sea de mucha utilidad para un escritor que necesita ver una hoja de ruta en su carrera. Y todos los comentarios que vaya recogiendo en estos días de la impresión tanto de los asistentes como de los que han comprado el material virtual.

Paquete de charlas y material disponible aquí

 

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