Organizar un evento offline

Cuando me preguntan cómo consigo llegar a todo (escribir, llevar dos blogs, el canal de youtube, el podcast, las redes, un negocio online, la familia, la casa y reservar tiempo para leer y hacer ejercicio), mi respuesta es siempre la misma: «Me organizo bien».

Lo mismo pasa cuando organizas un evento presencial: la planificación es la clave para que todo marche. Y así me he enfrentado a este nuevo reto, montar un evento presencial para los lectores de Marketing online para escritores.

La MOLPEcon

Para planificar la MOLPEcon he dado una serie de pasos, que espero que sirvan de guía para la persona que quiera montar eventos offline y para mí el año que viene, (si esto sale bien :D).

Tormenta de ideas

Lo primero que hay que hacer es sentarse con lápiz y papel y un par de amigos escritores (en mi caso, mi grupo de Masterminds) para crear una visión de qué es lo que se quiere conseguir con el evento y plantear puntos conflictivos para poder solucionarlos. En definitiva, contestar a una serie de preguntas básicas:

  • ¿Qué tipo de evento quiero? ¿Por qué quiero hacer un evento offline?
  • ¿A qué público objetivo lo voy a dirigir?
  • ¿Qué distingue mi evento del resto?
  • ¿Tengo los recursos necesarios para organizarlo?

Un evento offline tiene una gran potencial para unir a tu audiencia y potenciar tu marca personal. Con un evento presencial, favoreces el networking entre tu comunidad. Pero, como en todo, la selección del público objetivo —a quien va dirigido tu evento— es fundamental para determinar los contenidos del programa y a qué ponentes vas a contactar.

Observa los eventos offline de tu entorno y en qué podrías diferenciarte aportando más valor. Y, en cuanto al presupuesto, lo recomendable es hacer una estimación inicial de cuánto puede costar los gastos de alquiler del espacio, logística, material gráfico, personal, catering, desplazamientos y alojamiento de ponentes, su tarifa, etc. Cuenta también con un margen de emergencia por si surge cualquier problema.

Planificación de un evento offline

Una vez que estas preguntas están resueltas, hay que empezar a planificar en serio:

  • Saber de cuánto dinero estamos hablando para ver si puedes asumirlo en caso de que salga mal. Un evento como la MOLPEcon tiene un gasto total de unos 7500 euros, sin contar con el número de horas que hay que dedicarle.
  • Para saber de cuánto dinero estamos hablando, debemos pedir presupuestos a locales y determinar la ciudad en la que vamos a celebrarlo. ¿Por qué he elegido Madrid? Primero, porque más de la mitad de los ponentes eran de esa ciudad, así que era un ahorro en alojamiento y viajes. Segundo, porque yo misma viajo a Madrid cada mes y medio y mis colaboradores viven allí, con lo que puedo tirar de ellos. Y es un sitio sencillo para que la gente que quiera ir pueda desplazarse y alojarse.

La fecha del evento

La fecha debe establecerse con suficiente antelación para que los ponentes la marquen en su calendario y no perderlos porque ya estén ocupados por otros eventos. En mi caso, la MOLPEcon coincide con la Hispacon, mala suerte porque sacaron la fecha cuando yo ya había pagado la señal al hotel y notificado fecha a todos los docentes. Pero, gracias a la planificación previa, me aseguro la asistencia de Gabriella Campbell, que también habría podido ir de ponente a la Hispacon.

¿Qué mes elegir?

Existen estudios de marketing que confirman que los mejores meses de celebración para un evento son mayo, junio, octubre y noviembre.

Organizarse

Establecer un calendario también ayuda a no estresarse. Lo ideal es darte unos seis meses de plazo. En mi caso, al ser la primera vez, fueron más. Empecé a organizar la MOLPEcon en noviembre de 2017.

En ese calendario tiene que ir desde la creación de la página y el producto en la tienda, hasta la creación de una lista de suscripción y otra en Twitter para el evento. Busca un hashtag desde el principio que no se use para otra cosa para poder tener un impacto en redes. También determina los mails que vas a ir enviando a los ponentes, los plazos en los que ellos tienen que entregarte el material que vas a dar, la búsqueda de patrocinadores…

Habría que evitar periodos vacacionales, puentes, navidades y a ser posible eventos literarios con público similar.

El sitio

Hay muchos factores que debemos tener en cuenta a la hora de elegir un sitio donde celebrar el evento. La capacidad del salón, que tenga proyector, pantalla y micrófonos disponibles, que disponga de comedor (si quieres hacer café en los intermedios o comida de trabajo), que ese comedor tenga en cuenta las alergias alimentarias. Que tenga habitaciones para los ponentes que vienen de fuera (o haya un sitio cercano que las tenga).

La accesibilidad del sitio es importante: que tenga buena localización, conexión con transporte público, parkings cercanos, etc.

MOLPEcon localización

El Hotel Ilunion Suites me pareció el sitio ideal. No solo porque sus salas (que ya había visto en otros cursos y en esta entrevista) son geniales, sino porque me permitía aunar en un solo espacio todas las necesidades.

Ponentes

¿Cómo elegir ponentes? En mi caso, los ponentes fueron elegidos por las opiniones de los miembros del grupo del escritor emprendedor y por el guion que quería seguir dentro del programa (que era tocar todos los aspectos del marketing que afectan a un escritor emprendedor). Si el ponente atrae a su propia comunidad, es un punto a su favor para ser elegido. En el cartel de la MOLPEcon hay ponentes que arrastran multitudes como Gabriella Campbell u Óscar Feito, entre otros.

¿Cuántos ponentes necesitan alojamiento y desplazamiento?

No puedes pretender que la gente se desplace a tu evento de forma gratuita. Por lo menos, no puedes pretenderlo la primera vez. El Celsius sí puede permitírselo porque sabes que es un evento de considerables proporciones y que al ponente le va a compensar el dar una charla gratuita pagándose él los gastos. Pero este es el primer año de la MOLPEcon, así que tengo si queremos tener ponentes de prestigio hay que alojarles y pagarles el viaje por lo menos.

Organizar un equipo

Las tareas compartidas entre varios son más sencillas. Mi grupo masterminds me ha ayudado en la gestión del evento. Además de que cada uno tendrá tareas asignadas ese día. Llevar las redes sociales, filtrar la entrada al evento, ayudar con los micrófonos y las proyecciones de los ponentes, etc.

Patrocinadores

Cuando involucras a otros en tu evento, asumes la responsabilidad de aportarles también valor a ellos. Un patrocinador no solo te ayuda en la difusión del evento sino que puede ahorrarte costes. Para captarlos, debes ser breve y convincente al proponerles participar. No solo explicarles por qué quieres su patrocinio, sino transmitirle las ventajas que puedes aportarles.

Los patrocinadores de tu evento pueden ayudarte bien con un local (por ejemplo, puede ser un patrocinador de un evento una asociación cultural o un ayuntamiento), con regalos para sortear en el evento, material de papelería o con un premio para un concurso. O bien pagando el alojamiento a alguno de los ponentes. Tanto la Escuela de Escritores de Madrid como la Escuela Cursiva de Penguin Random House patrocinan la MOLPEcon, cosa de la que estoy muy orgullosa porque para mí son las dos mayores escuelas de escritores de España.

Presupuesto

Una vez puesto todo sobre el papel, es hora de elaborar un presupuesto final que te permita saber qué es lo que tienes que cobrar a cada asistente para cubrir los gastos y cuántas entradas debes vender para no tener pérdidas. Y rezar para que la gente vaya y no tengas que tirar del dinero de emergencia para pagarlo tú.

Difusión del evento

Incluso el ponente más asombroso necesita publicidad en su evento para atraer gente. Lo primero es distribuir la información en tu audiencia: una newsletter especial, un post en tu blog (como este, por ejemplo), un episodio en tu podcast o un vídeo en tu canal. O como en mi caso, todo esto. Y luego, dar mucho la tabarra en redes, pero no en plan «Compra mi libro» sino contando cosas sobre el evento, quiénes son los ponentes, cómo es el sitio, cómo llegar, etc.

Una de las formas de conseguir que la gente del evento tenga relación previa es hacer un grupo de Facebook del evento o una lista de Twitter del mismo. Lo ideal es establecer una lista de email marketing para que todos los asistentes al evento dispongan de toda la información del mismo. Días antes establece una secuencia de mails para ir «calentando motores».

También los ponentes pueden ayudarte a difundir el evento. Puedes marcarles un plan de acción para que lo difundan en su comunidad.

El evento

Llega el momento de la puesta en escena. Tienes que conseguir que la gente se vaya de allí con la sensación de que ha merecido mucho la pena, así que el evento debe desarrollarse de la manera más creativa posible. Todo influye en eso, desde el cronograma a cómo lo organices desde el principio para crear un vínculo con el público asistente y que se lo pase bien. Es importante fijar una fecha límite para las inscripciones al evento (las entradas de la MOLPEcon solo estarán a la venta hasta el día 11 de octubre). Y poner el precio más bajo en los primeros días porque de esa manera podrás no solo tener un control del aforo, sino también del catering y respirar algo más tranquila con los adelantos que hay que hacer.

No olvides en los días anteriores al evento:

  • Organiza en una lista todo lo que tienes que hacer para que no se te quede nada en el tintero.
  • Programa las redes sociales para que durante el evento funcionen, pero ten a alguien que las conteste y vaya subiendo material útil.
  • Realiza pruebas de sonido en días anteriores.
  • Prepara los detalles que irán para ponentes y asistentes (bolsas o identificaciones).

Después del evento:

No todo termina el día del evento, aunque hayas suspirado de alivio. Es importante no solo recoger el feedback de los asistentes sino también agradecer a todos el esfuerzo realizado. Y sobre todo, analizar qué tal ha ido en general. Te dejo unos cuantos puntos para que te guíes.

En redes

  • Evalúa la presencia del hashtag gracias a herramientas del estilo de Tweetbinder.
  • Resume el evento tanto en Facebook (en tu página, con las fotos comentadas) como en Twitter (con un momento).
  • Comparte todos las publicaciones en las que se hable del evento y contéstalas.
  • Haz un post resumiendo el evento, si puedes darle valor con un vídeo resumen mejor.

Fuera de las redes

  • Haz un resumen de cosas que debes mejorar en caso de repetir (el olvido no perdona).
  • Agradece a los ponentes, al equipo y a los patrocinadores su esfuerzo.

 

 

 

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