Organizar eventos online puede ser lo más complicado que hagas en tu vida digital si no sabes cómo.
Pero resulta que en MOLPE tenemos enchufe y línea directa con Bea Blumen, cofundadora junto a Araceli F. Rovira del Congreso Virtual de Novela Romántica, y nos ha explicado los puntos clave que debemos tener en cuenta si queremos meternos en una tarea de ese calibre.
Por lo que me explicó Bea cuando le pregunté sobre este tema, el año pasado se encontraron con tantos problemas que tiene la sensación de haberse sacado un máster en la materia, por eso es la persona más capacitada que conozco ahora mismo para dar luz a este asunto.
Formas de eventos online
Los eventos online, virtuales o digitales —puedes llamarlos como quieras— tienen diferentes versiones.
Existe desde el típico taller o workshop que se organiza para dar una clase que tiene una duración de tiempo relativamente corta en la que se pretende enseñar algo en concreto —también conocido como masterclass—, hasta eventos de mayor envergadura como los congresos o cumbres.
Las diferencias más significativas, aparte de lo que se puede aprender en unos y otros, es el volumen de trabajo que hay detrás para llevarlo a cabo y el tiempo de duración de cada uno de los eventos.
Pero en MOLPE nos gusta hacerlo todo a lo grande, así que vamos a repasar cómo gestionar la creación de un congreso de varios días.
Ten claro el motivo principal
Cuando alguien decide que quiere emprender una hazaña de este calibre, tiene que saber muy bien cuál es su motivación.
Porque es una actividad ideal para el networking, pero el trabajo para ponerlo en marcha es titánico.
Este tipo de eventos tiene dos resultados si sabes hacerlo bien: te posiciona como experto y aumenta tu visibilidad. Pero para ello es vital aterrizar la idea y trabajarla bien, para no pinchar.
Hoy en día nadamos en un mar de abundantes ofertas para acudir a masterclasses y talleres. Lo vemos cada día en decenas de anuncios. Podrías pasarte el resto de tu vida haciendo una masterclass tras otra sobre escritura sin repetir ninguna de ellas, así que no te queda otra que diferenciarte.
Una de las cosas en la que debes trabajar es en procurar encontrar eso que te desmarca de los demás, rizar el rizo, ofrecer lo que no se da en otros servicios similares.
¿Para quién organizas el evento online?
Bien, ya sabes por qué lo quieres montar y cuál es el objetivo. Ahora deberías pensar en el tipo de público a quien se lo puedes ofrecer. O mejor dicho: define el tipo de público que necesita tu congreso.
Poniendo como ejemplo al Congreso Virtual de Novela Romántica, Bea y Araceli tuvieron muy claro a quiénes querían ayudar.
Se centraron en un nicho, novela romántica, y quisieron ofrecer ponencias que ayudaran en los tres aspectos que interesa a una escritora de romántica que quiera vivir de escribir: mentalidad de escritora, marketing y escritura.
Diversificando los tres temas clave que preocupa a la escritora de hoy en día, lograron que muchas personas encontraran en el congreso un apoyo increíble. Porque hay escritoras que quizás no necesitaban la parte de marketing, pero sí la de mentalidad o la de escritura.
Piensa en qué ponencias podrían interesar a tu público objetivo
¿Qué es antes? ¿La ponencia o la persona ponente?
Bea Blumen lo tiene claro. Una vez estableces el tipo de audiencia a la que quieres atraer, debes detectar sus puntos débiles y encontrar la forma de reforzarlos.
En cuanto ella y Araceli dieron con que la clave estaba en la mentalidad, el marketing y la escritura, buscaron qué temas podían ser interesantes de cada uno de los temas.
Por ejemplo, saben que las redes sociales son un asunto crucial en el marketing de toda escritora de novela romántica, así que primero encontraron el tema y luego pusieron esmero en encontrar a la persona ideal para tal masterclass y no al revés.
Lo bonito, vende
Buscar un nombre que deje muy claro qué es lo que ofreces y lo que va a encontrar la gente que se acerque a ver qué tienes para ella, juega en tu favor.
Las palabras clave nunca fueron tan necesarias como ahora.
Por otro lado, no queremos ser superficiales, pero lo somos.
En este caso, cómo te ven los demás importa. Publica una web específica para el evento y trabaja mucho la identidad visual y la verbal.
El logo, los colores, el texto, el SEO… Todo ello debe apoyar la profesionalidad que van a encontrar en tu congreso.
Tener una imagen cutre, una web que va lenta, que da errores, solo va a sembrar la creencia de que ese evento online no vale la entrada que vendes.
La importancia de los ponentes al organizar eventos online
Las ponencias lo son todo y te diré por qué.
Cuando montas algo como un evento online a lo grande y eres un profesional como la copa de un pino, lo único que importa es la gente que te conoce. Puedes ser buenísimo en lo tuyo, pero si no tienes público y autoridad, te va a costar que ese congreso goce de asistencia masiva.
En estos caso, el secreto es contar con ponentes con una audiencia trabajada, porque ellos mismos atraerán a su propio público hacia ti.
Te puedes encontrar con el mismo problema a la hora de que los ponentes se apunten al carro. Es posible que al no ser conocido, todos esos ponentes que te interesan por su magnitud, se nieguen a participar porque no te conocen.
La clave está en convencer a uno de los grandes para decirle al siguiente que hay alguien de renombre que ya ha dicho sí.
El cerebro humano es envidioso por naturaleza: cuando se une un pez gordo, se unen más.
Herramientas para organizar eventos online
Escoger la herramienta perfecta también es importante.
Tienes que tener claro, no solo el canal por el que vas a ofrecer el congreso en sí, si no cuáles van a ser los canales de distribución de información.
¿Vas a usar email marketing? ¿Un grupo de Whatsapp o Telegram para dar apoyo a las dudas? ¿Tendrás una cuenta exclusiva para el evento en una red social?
Las opciones son muchas. Youtube sería una buena opción para masterclass y talleres en directo, ya que mientras estás impartiendo tu contenido tu público puede interactuar contigo haciendo preguntas o dando su opinión.
Sin embargo, un congreso con una gran audiencia en la que se imparten formaciones durante días necesita una plataforma más acorde como Hotmart o similares.
Lo bueno de utilizar plataformas como Hotmart es que, al terminar el congreso, esas clases quedan almacenadas como un curso que puedes vender y revender las veces que haga falta.
Y que en la plataforma de cursos te enseñamos cómo hacerlo (o mejor dicho, te lo enseña Bea Blumen)
Y por parte de las personas que acudieron en su día a ese congreso, tienen acceso para revisionar los vídeos cuando desee y las veces que necesite, lo cual es un valor añadido al congreso en sí.
Hay pocas personas que dispongan de una semana entera para sentarse frente al ordenador a ver entre cuatro y cinco ponencias al día. Lo interesante es que tengan acceso a ese material para cuando puedan hacerlo.
Consejo final
Organizar eventos online precisa de una gran planificación y cero improvisación. Algo tan grande no puede quedar en manos del azar.
El Congreso de novela romántica salió tan bien que repite este año. Aquí puedes conseguir tu entrada, por si te apetece asistir.
Pero si el online no te parece una buena opción y eres más bien una persona analógica, en este artículo puedes leer las aventuras de organizar un evento offline. (si te apetece que repitamos MOLPEcon, haz presión a Ana en los comentarios)
